ما هي البرامج المحاسبية وما هي المهام الخاصة بها ومميزاتها؟ كل تلك الأسئلة تتبادر إلى ذهن الباحثين من أصحاب الشركات على أنظمة حديثة تُساعدهم على إدارة أعمالهم بالشكل المطلوب، لذلك يجب على كل منهم التعرف على مزايا البرامج وطرق عملها والمهام التي تقدمها والفرق بين أنواعها المختلفة، لاختيار الأفضل لمجال عمله وما يتوافق معه، والحصول على برنامج يوفر له في النفقات ويرفع من جودة وكفاءة العمل، ويزيد من حصولهم على تقدم كبير في العمل.
ما هي البرامج المحاسبية
ما هي البرامج المحاسبية ؟ هي مجموعة البرامج التي تتعامل مع الحسابات الخاصة بالشركة مهما كان نوعها وتعمل على تنظيمها بالشكل المناسب، مع عمل التقارير المالية استنادًا للبيانات المُسجلة من خلالها، وذلك من خلال تعاملات تكنولوجية تعمل على تحويل المعاملات المحاسبية بالكامل من الدفاتر التقليدية إلى تعاملات بحسابات تقنية، كما تقوم تلك البرامج على إتمام المهام المحاسبية اليومية للحصول على نتائج تُساعد في اتخاذ القرارات الصحيحة.
ما أهمية برامج المحاسبة للشركات؟
تستخدم برامج المحاسبة لإصدار الفواتير الإلكترونية المتعددة مع كافة المعاملات المالية المتعلقة بالشركة وخاصة ما يتعلق بالضرائب والحسابات المالية اليومية، ولذلك بعد التعرف على ما هي البرامج المحاسبية إليك أهمية تلك البرامج لمؤسستك:
1.الاعتماد على الأتمتة
تُساهم برامج المحاسبة في الالتزام بنظام الأتمتة المتبع للعمل على التخلص من الخطوات الروتينية المتكررة للأعمال المالية، والتي كانت تؤدي إلى ضياع الكثير من الوقت والجهد، واستهلاك العديد من الموظفين لجانب واحد، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وزيادة الأرباح.
2.المعالجة السريعة للحسابات
تعمل البرامج على إضافة المبالغ المالية المتعلقة بالحسابات بشكل دوري وتلقائي مع إجراء المعاملات الحسابية والوصول للنتائج بالصورة النهائية لها، ومهما كانت ضخامة تلك المعاملات يتم التركيز عليها ومعالجتها بالصورة الصحيحة، وذلك بفضل الأكواد المكورة التي تفوق الروتين البشري.
3.استدامة رأس المال
تُساعد معرفتك بـ ما هي البرامج المحاسبية على المحافظة على رأس المال المستدام، وذلك لأن تكلفتها لا تعتبر إهدار أو هالك بل استثمار على المدى البعيد، بل وتتحول إلى مصدر للربح مع الوقت لأنها تؤدي إلى تطور الأعمال بصورة إيجابية من خلال تقليل الوقت والجهد وزيادة العمل.
4.رفع مستوى الموظفينة وكفاءتهم
يُصبح موظفيك على معرفة بأحدث التقنيات التي عليهم التعامل معها خلال تنفيذ الحسابات المختلفة، وذلك من خلال أحدث التقنيات التي تقدمها البرامج المحاسبية، مما يؤدي إلى توفيرهم للوقت واستغلاله في التفكير الإبداعي لصالح العمل، مع تحليل البيانات والوصول للمعلومات بالسرعة المطلوبة.
5.التنبيه بوجود أخطاء
يمكنك الحصول على تنبيه بوجود الأخطاء فور حدوثها وهو ما يؤدي إلى مقدرتك على قيادة الأعمال بدون الوقوع في أي خطأ مستمر بل معالجته بالصورة المناسبة، كما تُساعد تلك البرامج كذلك على تلافي الأخطاء قبل حدوثها بسبب وضوح البيانات الموضوعة ودقة تصنيفها.
6.دقة العمليات المحاسبية
يتم تصنيف العمليات المحاسبية إلى ملفات مختلفة مما يُسهل الوصول إلى البيانات المُتعلقة بها مع السماح بمراجعة أكثر من ملف معًا والتعرف على النتائج النهائية بالسرعة المناسبة، حيث تعمل البرامج بالتلقائية المطلوبة لإضافة البيانات وتوزيعها إلى أماكنها الصحيحة دون الحاجة إلى أي إدخال بشري.
7.الحفاظ على البيانات القديمة
تُساعد البرامج المحاسبية في الحفاظ على نسخة احتياطية من البيانات التي يتم استخدامها، وذلك على عكس نظام الدفاتر القديم الذي كان يقوم على الملفات الورقية سريعة التلف، والتي تتعرض إلى الضياع مع الوقت، وتظل تلك النسخة تحت الطلب ويمكن تفقدها حتى بعد سنوات من تجميع البيانات وتراكم المعلومات.
8.ربط المعاملات المحاسبية
تعمل على ربط المعاملات المحاسبية المختلفة ببعضها البعض من خلال نقل الفواتير مباشرة إلى النفقات بصورة تلقائية وانتقال المال المدفوع إلى المصروفات وإدخال التدفقات المالية إلى محلها مما يزيد من سلاسة العمل على الحسابات وقدرتها على تحقيق الغرض منها.
9.الرقابة المحاسبية
خير وسيلة لمراقبة المحاسبية وعملهم لأن تلك البرامج من الصعب ألا تكتشف الأخطاء الواقعة، وذلك من خلال المراجعة الدورية التي تقوم بها وتفادي الأخطاء والدقة في العمل للتأكد من عدم التلاعب في البيانات المضافة للحسابات.
10.إعداد القوائم المالية
تُساعد أيضًا برامج المحاسبة التقنية على إعداد القوائم المالية بالصورة المناسبة من خلال كتابة التقارير اليومية سواء في بداية اليوم أو ختامه باستخدام أحدث أدوات التحليل للوقوف على النشاط المالي للمؤسسة ووضعها الحالي مع إصدار أي قائمة في الوقت الذي تريده.
11.الربط بنقاط البيع
جمع نقاط البيع المنفصلة من خلال برامج المحاسبة يؤدي إلى تكاملها وذلك من خلال ربط نقاط البيع بقارئ الباركود وإصدار إيصالات البيع النهائية في نفس الوقت الذي تمت فيه عملية البيع.
12.التعامل مع التجارة الإلكترونية
إمكانية الربط مع التجارة الإلكترونية من خلال ربط البرنامج مع مواقعها مما يوفر الكثير من التيسير للتجار القائمين على البيع من خلالها، حيث تعمل البرامج على حساب أعمالهم والتعامل مع المعاملات المالية المتكاملة دون الحاجة إلى محاسب خارجي.
13.التخصيص لمجال العمل
تعمل برامج المحاسبة بنظام التخصيص الذي يتناسب مع مجال العمل الذي تعمل به، وذلك من خلال استخدام الأكواد الخاصة بالفواتير وفقًا لمجالك سواء كان متعلقًا بالنظام الصحي أو المقاولات وغيرها، وذلك حتى يتناسب تمامًا مع عملك.
يمكنك البدء الأن بتجربه برنامج المحاسبة من أفذاذ مجانا
ما المهام التي تقوم بها برامج المحاسبة؟
ما هي البرامج المحاسبية وما هي مهامها؟ يعتبر برنامج محاسبي هو المسؤول عن إصدار فواتير البيع والشراء والإيصالات الإلكترونية وترتيب الأعمال المحاسبية سواء كانت أساسية أو ثانوية، بالإضافة إلى التعامل مع الديون الخارجية والتدقيق الضريبي للسجلات وتعديلها مع إنشاء الشجرة المحاسبية للعمل ككل، بالإضافة إلى القيام بالأعمال الرقابية على الوضع المالي وتجنب الأخطاء والمساعدة على اتخاذ القرارات السليمة مع تسجيل كافة البيانات وإصدار الوثائق المالية والتعامل مع ضريبة القيمة المضافة، وأخيرًا عمل القيود المحاسبية والتعديل عليها.
ما أنواع برامج المحاسبة المختلفة؟
تنقسم أنواع برامج المحاسبة المختلفة إلى نوعين من البرامج التي تستخدم في إدارة الأمور المالية للمؤسسات المختلفة، ولكن مع تقدم التكنولوجيا والتطور التقني تفوق أحد النوعين على الآخر، وأصبح هو الإجابة عن سؤال الكثيرين حول ما هي البرامج المحاسبية الأفضل؟ وهما:
- برامج سطح المكتب
- البرامج السحابية
أصبحت البرامج السحابية هي الأكثر استخدامًا الآن بفضل المشكلات الكثيرة التي كانت تتعلق ببرامج سطح المكتب والتي تم حلها على يدها ومنها عدم وجود مساحة تخزينية كبيرة وارتفاع سعرها، وعدم القدرة على الوصول إليها من خلال الإنترنت أو من أي جهاز آخر غير المُثبت عليه البرنامج، لذلك أصبحت البرامج السحابية هي الأفضل والأكثر استخدامًا، حيث تعمل بانظمة الاشتراك الشهرية التي تتيح للكثير من الشركات الصغيرة والكبيرة التعامل معها والوصول إليها من أي مكان لسهولة إدارة الأعمال..
ما هي أفضل برامج المحاسبة المتاحة في السوق؟
يعتبر برنامج أفذاذ هو أفضل برنامج محاسبي متاح في السوق لأنه قائم على العمل مع أفضل الخبراء المحاسبين الذين يعملون منذ سنوات على تطوير البرنامج لتقديم أفضل الخدمات إليك، من خلال التوافق مع مجال عملك وسهولة التخصيص، وإصدار التقارير المالية الدقيقة والتعامل معها بصورة احترافية مع متابعة كلا من الإيرادات والمصروفات والوصول إلى النسب الضريبية المفروضة على مؤسستك، وتقديم الإقرارات اللازمة في الوقت المناسب، مع حماية بيانات ومعلومات لسنوات قادمة.
فإذا كنت تتعرف على ما هي البرامج المحاسبية لأول مرة، يجب أن تتعامل مع برنامج أفذاذ لأنه الأفضل لعملك وسيساعدك على اتخاذ القرارات المالية الصحيحة وتوفير الوقت والجهد، مع أفضل سعر وأعلى جودة.
ما مميزات برامج المحاسبة التي تجعلها ضرورية؟
تتمتع البرامج المحاسبية بمجموعة من المميزات التي تختلف من برنامج لآخر وفقًا للخصائص التي يتمتع بها، لذلك يجب ا، تتأكد من أن البرنامج الذي اخترته يحتوي على أكبر قدر ممكن من تلك المزايا والقدرة على التعامل من خلالها مع النظام المالي الخاص بك، ومن أهم هذه المزايا:
1.اختيار صيغة البيانات
يجب أن يمنحك البرنامج الخاص بك القدرة على اختيار الصيغة التي تريد حفظ البيانات بها سواء كانت على شكل ملفات إكسيل أو كجهات اتصال أو طباعتها على ورق، كما يجب أن يتيح لك القدرة على تخزين البيانات بشكل احتياطي للجوء إليها في الوقت الذي تريده.
2.متابعة العملاء
القدرة على متابعة ما يخص العملاء من تتبع المشتريات والمبيعات وتقديم العروض التسويقية المناسبة من خلال عمل ملفات تحمل بيانات العملاء بالكامل وتتيح سبل التواصل المختلفة بهم، مما يساعد على تنظيم العمل وجذب المزيد من العملاء.
3.حساب دقيق للضرائب
يجب أن يتيح لك القدرة على حساب الضرائب بالشكل المطلوب من حيث الدقة والشمولية، حيث يوفر القدرة على جمع البيانات وتصنيفها وتوزيعها على ما يخص الإقرارات الضريبية وتقديمها إلى الجهات المسؤولة عنها.
4.توفير سبل دفع متنوعة
يجب أن تساعدك البرامج المحاسبية على توفير طرق دفع متنوعة سواء بالدفع النقدي أو من خلال بطاقات الائتمان أو عن طريق عمل التحويلات البنكية المتنوعة، مع توفير القدرة على الربط بالحسابات المصرفية لتوفير السهولة والسرعة المطلوبتين للعملاء.
5.حماية البيانات من السرقة
توفير مستوى عالي من الحماية من السرقة مع وجود النسخة الاحتياطية السحابية وأساليب التشفير والتقنيات المتقدمة المختلفة، مما يحفظ معلوماتك المالية بعيدًا عن أيدي المتلاعبين، ولا يتسبب في عرقلة أو تعطل أعمالك.
ما هي عيوب برامج المحاسبة التي يجب أخذها في الاعتبار؟
على الرغم من وجود الكثير من المزايا في استخدام برنامج محاسبي، لكن لا يمكن التغاضي عن بعض العيوب التي يجب أن تكون على معرفة بها، وذلك للتعرف على الثغرات الموجودة التي يمكن أن تؤثر على أعمالك بالسلب، وتعمل على التعامل معها بصورة جيدة ومنها:
1.استخدام الإنترنت
مع اعتماد البرامج المحاسبية على الإنترنت بشكل كامل، أصبح عدم وجود شبكة تواصل من الأمور التي تُفقدك القدرة على التواصل مع البرنامج والوصول إلى البيانات والمعلومات الخاصة بشركتك، لذلك يكون العمل صعب للغاية معها في وجود شبكة غير متزنة.
2.التكلفة المرتفعة
لا تستطيع بعض الشركات الصغيرة أو متناهية الصغر تحمل تكلفة الاشتراك في باقات البرامج المحاسبية المتنوعة ، لذلك تعتبر التكلفة من العيوب بالنسبة إليها، لكن مع بعض البحث الدقيق يمكن حل تلك المشكلة والتوصل إلى برامج بخدمات مميزة وأسعار مناسبة.
3.مشاكل الربط مع الفروع
تعاني بعض البرامج من مشكلة الربط مع الفروع وذلك من خلال عدم القدرة على الفصل بين حسابات التكاليف الخاصة بكل فرع، مما يؤدي إلى وجود أخطاء في العمليات المحاسبية المستمرة، وهو ما يدل على البرمجيات السيئة التي يعتمد عليها البرنامج.
4.صعوبة التوافق مع بعض المجالات
تجد بعض المجالات صعوبة كبيرة في التعامل مع البرامج لصعوبة التوافق بينهما، أو لأن احتياجات الشركة أكبر مما يمكن للبرنامج تقديمه، كما لا يتيح في بعض الأحيان الصلاحيات المطلوبة للمستخدمين مما يؤدي إلى ضعف التخصيص.
5.بطء البرامج
تُصاب العديد من البرامج بالبطء بسبب السيرفرات الخاصة بالشركة الداعمة للبرنامج والتي تُصاب بخلل بسبب الضغط عليها، وهو ما يعطل عملك لبعض الوقت لحين التعامل مع المشكلة وحلها وإعادة العمل بالسيرفرات بالشكل المطلوب.
6.فشل بعض المهام
تفشل بعض البرامج في تطبيق بعض المهام المطلوبة منها، مما يضطر المحاسبين القائمين عليها إلى التعامل يدويًا مع تلك المهام وهو ما يؤدي إلى استخدام وقت أكبر في إنجاز المهام مع تكرار الأخطاء والتشتت.
أيهما أفضل برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب أو المبنية علي السحابة؟
تعتمد طريقة اختيار البرامج المحاسبية على تحديد الأفضل من وجهة نظر المستخدم واحتياجاته للبرنامج، لذلك هناك من يلجأ إلى استخدام برامج سطح المكتب وهناك البعض الآخر الذي يلجأ إلى البرامج السحابية، لذلك إليك أهم المميزات والعيوب الخاصة بهما للوصول إلى ما هي البرامج المحاسبية الأفضل إليك:
أوجه المقارنة | البرامج السحابية | برامج سطح المكتب |
التكلفة | تعتمد على نظام الاشتراك السنوي أو الشهري مع عدم وجود رسوم إضافية للتحديثات. | يتم دفع ثمنه مرة واحدة مع تسديد مصروفات الصيانة مع الوقت. |
المرونة | يمكن استبداله بالبرامج الأحدث مع الوقت دون أي تقيد. | لا يسهُل استبداله باعتباره جزء من الشركة لأنه تم شرائه بالكامل. |
إعدادات البرنامج | لا تحتاج إلى ضبط إعداداتها مع التحديثات في كل مرة. | يجب أن يتم التعامل مع البرنامج من قبل فريق صيانة في كل مرة يتم تطويره. |
الخصوصية | توفر أعلى درجات الأمان من خلال تواجد المعلومات على سحابة آمنة تحفظ البيانات لسنوات طويلة، ويمكن الوصول إليها في أي وقت | يمكن أن تتعرض للاختراقات بسبب وجود البيانات على النظام التابع للشركة فقط، والذي يتعرض للمشكلات إذا لم يمتلك برامج مكافحة فيروسات قوية. |
الأتمتة | تعتمد على الأتمتة بشكل كبير مما يوفر الكثير من الوقت والجهد في العمل. | لا تعتمد كثيرًا على نظام الأتمتة بسبب تراجع تطورها ومواكبتها للأعمال الحديثة. |
ما هو مستقبل برامج المحاسبة في ظل التطور التكنولوجي؟
تعمل البرامج المحاسبية بشكل مستمر في التطور، لذلك تعتبر المستقبل المشرق للأعمال المحاسبية، حيث توفر الكثير من الخصائص المميزة التي تجعلها في الصدارة وتطورها الدائم يجعل من السهل حصولها على الأنظمة المتطورة ومواكبتها، ومن هذه الخصائص:
1.القدرة على الربط مع البرامج الأخرى
تتميز البرامج المحاسبية على سهولة الارتباط بالبرامج والتطبيقات الأخرى المستخدمة في مختلف الأعمال وذلك من خلال القدرة على الارتباط بأنظمة إدارة العملاء CRM والتي عادة ما ترتبط بالمتاجر الإلكترونية التي تحتاج إلى برنامج المحاسبة لمتابعة العملاء وتوفير حساب مختص لكل عميل، ويتم تجميعهم بالكامل في حسابات العملاء.
2.العمل وفق التوقعات والتحليلات
تعمل البرامج المحاسبية بالاعتماد على الذكاء الاصطناعي الذي يتميز بالسرعة في التعلم، لذلك يمكن لتلك البرامج توفير التوقعات المثالية للأحوال المالية الخاصة بمؤسستك من خلال التحليلات التي يقوم بها أيضًا والوقوف على المخاطر المحتملة التي تواجهها المؤسسة.
3.مراعاة التنوع في الأنظمة
تسعى البرامج المحاسبية إلى مراعاة التنوع في الأنظمة من خلال الاعتماد على العنصر المتوافق لكل مؤسسة وتوفير ما يناسبها، خاصة نظام العمل عن بعد الذي يسعى الكثير من المديرين للحصول عليه لإدارة الأعمال بالمرونة المطلوبة ومتابعة الأسواق ونموها وإجراء التحليلات اللازمة.
ما الفرق بين برامج المحاسبة التقليدية وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP)؟
ترتبط برامج المحاسبة بشكل قوي بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP حيث يمكن اعتباره نوع من أنواعها الذي يعمل على إدارة العمليات الشاملة الخاصة بالشركة من خلال عدة برامج مُصغرة، ولكنه يعتبر أفضل من الأنظمة المعتاد استخدامها لأفضليته في الاندماج مع البرامج الأخرى المرتبطة بالعمل المحاسبي للشركة.
يتفوق كذلك في أنه من الأنظمة الشاملة، فعندما تبحث عن ما هي البرامج المحاسبية التي يجب أن توفرها لعملك، ستكون بالطبع العاملة بنظام الـ ERP لتميزه بالشمولية وقدرته على التعامل مع أنظمة العمل الكاملة دون الحاجة إلى إضافة أو وسيط، وبالتالي يتم تجاهل الطرق المعتادة البطيئة في العمل.
يمكن أن يعتبره البعض الأعلى ثمنًا من الأنظمة التقليدية، لكن بعد فترة من الاستخدام، يعود بالكثير من الفوائد والنتائج التي تؤثر على الكفاءة والإنتاجية وزيادة الأرباح للمؤسسة، وهو ما يجعله الأوفر على المدى البعيد، بالإضافة إلى قدرته على النمو السريع والتوافق مع الأعمال المختلفة بفضل التحديثات الشاملة التي تحدث له مع كلا توسع أو تقدُم للشركة.
خاتمة
بعد التعرف على ما هي البرامج المحاسبية يجب أن تختار البرنامج الأفضل الذي يوفر لك إدارة مميزة للأمور المحاسبية الشاملة لعملك، والقادر على الإندماج معه وتوفير الشرح المفصل المتعلق به لسهولة استخدامه من قبل الموظفين، لتحصل على ما تتمناه من إدارة مالية مميزة ومُتقنة مع زيادة في الكفاءة والإنتاج.
